Register der Verträge
Letzte Aktualisierung: 29. November 2024
Controller
Oy Hangö-Hanko Logistics Ab (Business ID: 1849046-6) Hemming Elfvingintie 5 10960 Hangö, Finnland
Kontakt
Bo Isaksson
bo.isaksson@hankologistics.fi
+358 (0)40 0896073
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Legitimes Interesse
Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Der Zweck des Registers ist die Verwaltung, Pflege, Archivierung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden und anderen Beteiligten sowie die Pflege von Kundenbeziehungen.
Die Daten können verwendet werden, um das Geschäft des für die Verarbeitung Verantwortlichen zu entwickeln, für statistische Zwecke und zur Bereitstellung personalisierter und gezielterer Inhalte. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften.
Die Informationen im Register können intern verwendet werden, z. B. für gezielte Werbung, und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Die Organisation kann zur Pflege der Kunden- und Dienstleistungsbeziehungen auf Partner zurückgreifen, was die Übertragung einiger Registerdaten auf die Server des Partners aus technischen Gründen erforderlich machen kann.
Daten werden nur über technische Schnittstellen zur Pflege der Kundenbeziehungen verarbeitet.
Berechtigtes Interesse
Der für die Verarbeitung Verantwortliche muss personenbezogene Daten verarbeiten, um seine Geschäftsaufgaben zu erfüllen. Die Verarbeitung kann nicht immer durch gesetzliche Verpflichtungen oder Verträge mit der betroffenen Person gerechtfertigt werden.
Die Interessenabwägung hat ergeben, dass das berechtigte Interesse unter Berücksichtigung der Art und des Umfangs der Verarbeitung sowie der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen ein angemessener Grund ist.
Es wurde festgestellt, dass die Verarbeitung im berechtigten Interesse die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen nicht ernsthaft beeinträchtigen wird.
Personenbezogene Datengruppen
Name, vertretene Organisation, Kontaktangaben und vereinbarte Angelegenheiten.
Empfänger und Gruppen von Empfängern
Mitarbeiter der Organisation und gegebenenfalls externe Partner (Finanzverwaltung, IT, Wiederherstellung usw.).
Inhalt des Registers
Das Vertragsregister enthält die folgenden Informationen:
- Vorname und Nachname
- Vertretene Organisation
- Nummer des Unternehmens
- E-Mail Adresse
- Postanschrift
- Rufnummer
- Abonnierte Dienste
- Sonstige geschäftsbezogene Verträge
Regelmäßige Informationsquellen
Telefon und andere elektronische Kommunikationsmittel.
Informationen können auch von Unterauftragnehmern eingeholt werden, die an der Bereitstellung oder Nutzung des Dienstes beteiligt sind.
Zusätzliche Informationen können von Partner-Websites, Informationssystemen oder anderen digitalen Quellen bezogen werden, bei denen sich der Nutzer über eine elektronische Einladung (Link), Cookies oder Benutzercodes anmeldet.
Das Register wird nur von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verwendet, es sei denn, ein externer Dienstleister wird für Dienstleistungen mit Zusatznutzen oder für die Bonitätsprüfung eingesetzt.
Die Daten werden nicht an Dritte oder Partner weitergegeben, es sei denn, dies geschieht im Zusammenhang mit Kreditanträgen, Inkasso, Rechnungsstellung oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Personenbezogene Daten werden auf Anfrage gelöscht, es sei denn, dies ist gesetzlich verboten, es handelt sich um ausstehende Rechnungen oder Inkassoverfahren.
Aufbewahrungsfrist
Die Daten werden 10 Jahre nach Beendigung des Vertrags aufbewahrt.
Regelmäßige Informationen
Das Register wird nur von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verwendet, es sei denn, es werden externe Dienstleister für Mehrwertdienste oder Kreditentscheidungen herangezogen.
Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, es handelt sich um Kreditanträge, das Inkasso, die Rechnungsstellung oder um eine gesetzliche Verpflichtung. Personenbezogene Daten werden auf Antrag gelöscht, sofern dem keine rechtlichen Hindernisse entgegenstehen.
Übermittlung außerhalb der EU/EWR
Daten werden nicht regelmäßig außerhalb der EU/EWR übermittelt. Es ist jedoch möglich, dass Dienstanbieter außerhalb der EU/des EWR genutzt werden oder ihre Cloud-Dienste dort angesiedelt sind. In solchen Fällen werden Standardvertragsklauseln (SCCs) sowie andere Schutzmaßnahmen wie interne Richtlinien (z. B. Pseudonymisierung) und gegebenenfalls Transfer-Folgenabschätzungen (TIAs) verwendet.
Wenn der Anbieter dem EU-US-Datenschutzrahmenabkommen (DPF) unterliegt, wird dies als Grundlage für die Übermittlung während der Gültigkeitsdauer verwendet.
Schutzrichtlinie A: Manuell erfasste Daten
Nach der Erstverarbeitung werden Kontaktinformationen und andere manuell erfasste Daten in verschlossenen und feuersicheren Räumen aufbewahrt. Manuell gespeicherte Daten dürfen nur von bestimmten Mitarbeitern verarbeitet werden, die an eine Vertraulichkeitsvereinbarung gebunden sind.
Sicherheitskonzept B: Elektronische Daten
Nur ausgewiesene Mitarbeiter der Organisation und ihrer Dienstleister sind berechtigt, auf das Vertragsregister zuzugreifen und es zu pflegen. Jeder Benutzer verfügt über eine persönliche Benutzerkennung und hat eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet.
Das System ist mit einer Firewall ausgestattet, die den unbefugten Zugriff auf das System verhindert.
Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, regulatorischen Anforderungen und der guten Praxis der Datenverarbeitung.
Cookies
Wir verwenden Cookies auf unserer Website. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die an das Gerät eines Benutzers gesendet und dort gespeichert wird. Cookies richten auf dem Computer oder in den Dateien des Nutzers keinen Schaden an. Cookies werden verwendet, um die Nutzererfahrung zu verbessern und zu personalisieren und um die Funktionalität und den Inhalt der Website zu analysieren und zu verbessern.
Die mit Hilfe von Cookies gewonnenen Informationen können auch zur gezielten Kommunikation und Vermarktung sowie zur Optimierung des Marketings verwendet werden. Der Besucher kann durch Cookies allein nicht identifiziert werden. Informationen aus Cookies können jedoch mit anderen vom Nutzer bereitgestellten Informationen kombiniert werden, z. B. beim Ausfüllen von Formularen.
Es werden Cookies gesammelt:
- IP-Adresse
- Datum des Besuchs
- Betrachtete Seiten und Betrachtungsdauer
- Web-Scroller
Ihre Rechte
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookie-Banner ändern. Bei einigen Browsern können Sie Cookies auch deaktivieren oder entfernen.
Das Blockieren von Cookies kann das Funktionieren der Website beeinträchtigen.
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht zu prüfen, welche Informationen über Sie gespeichert sind. Anfragen müssen schriftlich oder an eine überprüfbare E-Mail-Adresse gestellt werden.
Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, der Verarbeitung für Direktmarketing, Fernabsatz oder Meinungsumfragen zu widersprechen, indem Sie sich an den Kundendienst wenden.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Ihre Daten auf ein anderes System zu übertragen, indem Sie sich an den für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.
Recht auf Berichtigung
Ungenaue, unnötige, unvollständige oder veraltete Informationen müssen berichtigt, gelöscht oder ergänzt werden. Die Anträge müssen schriftlich und unterschrieben oder an eine verifizierte E-Mail-Adresse geschickt werden.
In dem Antrag muss angegeben werden, welche Informationen korrigiert werden müssen und warum. Die Korrekturen werden unverzüglich vorgenommen. Die Person, die die unrichtigen Informationen erteilt oder erhalten hat, ist zu informieren. Die Ablehnung ist schriftlich zu begründen. Die Angelegenheit kann an den EDSB weitergeleitet werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung beantragen, zum Beispiel wenn die Daten unrichtig sind. Bitte wenden Sie sich an die verantwortliche Person.
Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Wenn Sie als Kontaktperson für die Organisation fungieren, können die Daten während dieses Zeitraums nicht gelöscht werden.
Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können Sie eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen. Sie können dies auch in dem Land tun, in dem Sie leben oder arbeiten.
Kontaktinformationen des finnischen Datenschutzbeauftragten:
Besuchsadresse: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Postanschrift: PB 800, 00531 Helsinki
Telefonnummer: +358 29 566 6700.
Geschäftsstelle: +358 29 566 6768
E-Mail: tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Sonstige Rechte
Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten für Direktmarketingzwecke zu widersprechen, gegebenenfalls eine Anonymisierung zu verlangen und nach Beendigung des Vertragsverhältnisses vollständig vergessen zu werden.